no hemos hecho algo asi mi esposa y yo obvio imaginense no tenemos ni la mas minima idea de como llegar ni mucho menos como llegar, y sinceramnte yo pensaba llegar con ella y comenzar y ya despue que llegara el otro a incorporarse,

Pues entonces mas que la habitacion y el hotel tu problema es como y con quien lo van a hacer. Aqui si te recomiendo que tengas muuucho cuidado, que sea alguien de mucha confianza o alguien con buenas recomendaciones.

Si es alguien que apenas conoces habeces lo mejor es citarse por fuera, a comer/tomar algo y platicar y ya depende si les da confianza pues se pueden ir de ahi al hotel (ya previamente seleccionado) o quedar para otro dia. En estos ambientes incluso se acostumbra que el "invitado" se haga cargo de esos gastos. Si es alguien que ya conocen pues entonces hasta podrian llegar los tres juntos.

Te recomiendes que busques mas de estos detalles en foros de intercambios (sw) y lo que tu estarías buscando es lo que llaman un "single"

Y antes que nada, como tu dices que no han echo nada asi la pregunta seria ¿estan 100% seguros? porque lo principal aqui es la confianza y que nadie se vea forzado si no las cosas no salen bien